Speerpunten Programma

Vervolg traject Duidelijke Taal - aanpak per afdeling.

In 2024 verdiepingsslag maken.

Leesbaarheid communicatie gemeente ; brieven e-mails, publicaties, raadstukken – middels meetinstrument vergelijk maken met voorgaande jaren

€ 5.000.

Stagneren vooruitgang door gebrek aan tijd/inzien belang.

Enquête/onderzoek naar onze communicatiemiddelen uitvoeren; bereiken we onze inwoners; sluiten onze middelen aan op de behoeften van onze inwoners. Aan hand van de resultaten aanpassingen doorvoeren.

2024

Resultaten van de enquête/onderzoek.

Te lage respons bij enquête/onderzoek.

• Positieve ondertoon bij berichtgeving/brieven.
• Uitdragen van het goede en de sterkten van onze gemeente.
• Open en transparant communiceren.

2024.

Acties /reacties van onze inwoners in het algemeen en op sociale media in het bijzonder. Hoe is de toon?

-

-

We onderzoeken nieuwe instrumenten die kunnen bijdragen aan het bevorderen van burgerparticipatie; dit om afstand tussen inwoners en gemeente/bestuur te verkleinen.

2024.

Aantal projecten waarbij burgerparticipatie is ingezet en met name de participatietrajecten zonder wettelijke grondslag.

Participatie kan leiden tot een tragere besluitvorming; doch ook tot een betere en ook snellere besluitvorming.

Samen met onze samenwerkingspartners actief inzetten op samenwerking en belangenbehartiging voor de gemeente en de regio. We zijn onderdeel van diverse netwerken, die we kunnen inzetten voor de lobby naar het Rijk en Europa. Zowel met andere Zeeuwse en Vlaamse overheden als met de plattelandsgemeenten in de P10. Goede bestuurlijke samenwerking is essentieel om samen doelen te bereiken. We kiezen voor samenwerking als het een meerwaarde heeft.

Wij benutten hierbij o.a. het rapport ‘Elke regio telt!’ om de belangen van onze gemeente te behartigen. Eén van de belangrijkste conclusies van het rapport is dat het huidige rijksbeleid, met de inzet op doelmatigheid en de beleidsfocus op sterke regio’s, leidt tot verschraling van voorzieningen in de (plattelands)regio’s. Er is onvoldoende aandacht voor specifieke opgaven in grensregio’s. Daarnaast zijn rijksondersteuningsprogramma’s vaak te kort van duur en te kleinschalig. We hebben behoefte aan structurele afspraken om structureel aan onze samenleving te kunnen bouwen.

Doorlopend.

• We investeren samen met de gemeenten Sluis en Terneuzen in de uitvoering van de Strategische Regiovisie Zeeuws-Vlaanderen.
• We zijn actief in samenwerkingen binnen Zeeland en met Vlaamse partners. Zoals de Strategische Regiovisie Zeeuws-Vlaanderen, het Overleg Zeeuwse Overheden (OZO), de VZG, de VNG, de P10 en de grensoverschrijdende EGTS Linieland van Waas en Hulst.

€ 30.000 (conform voorjaarsnota 2023).

Samenwerken is geen doel op zich, maar een middel om onze doelen beter te kunnen bereiken. Daarbij zijn we ook afhankelijk van de inzet van andere partijen.

Herinrichting archiefbewaarplaats en aanpassen inventarissen.

• Herinrichting archiefbewaarplaats en aanpassen inventarissen. Start Q2 2024, afgerond Q3 2026. Looptijd 2 jaar.
• Opstellen plan van aanpak voor herindeling archiefbewaarplaats (nieuwe indeling per rechtsvoorganger), Q2 2024.
• Opschonen archieven per rechtsvoorganger, bewerking opmaken inventaris, Q2 2024 – Q3 2026.
• Blijvend te bewaren serie terugplaatsen in bewaarplaats, Q2 2024 – Q3 2026.

Ieder volgend jaar meten hoever we hier mee staan. Dit aangeven in een percentage wat reeds uitgevoerd is en wat nog moet gebeuren.

€ 0,-.

• Zonder nieuwe herinrichting en opstellen van nieuwe inventarissen zal het risico op niet tijdig of compleet kunnen aanleveren van bv bouwvergunningen en overige dossiers blijven voortbestaan.
• Herinrichting en opstellen nieuwe inventaris met inzet van externe partij, onder begeleiding door eigen personeel i.v.m. personele bezetting.

Digitalisering bouw- en omgevingsvergunningen.

• Digitalisering bouwtekeningen, doorlopend proces.
• Start Q4 2021, afgerond Q4 2025. Resterende looptijd 4 jaar.
• Opschonen dossiers t.b.v. aanlevering, 2023 – Q4 2025.
• Digitaliseren dossiers 2023 – Q4 2025.
• Kwaliteitscontrole en herstel van eventuele fouten 2023 – Q4 2025.

Na een succesvolle pilot van 80 m1, is er in het afgelopen jaar opnieuw ca 100 strekkende meter gedigitaliseerd. Voortgang: 45%/100%.

€ 80.000 per jaar, periode 2023-2025. Circa € 750,- per strekkende meter voor all-in digitalisering.

• Vertraging van het digitaliseringstraject bouwvergunningen zal, door de huidige analoge werkwijze, een verdere belasting op het team veroorzaken. Dit zal effect hebben op de mogelijkheden tot o.a. het wegwerken van (digitale) achterstanden.
• Er dient een sluitende controle op wijze van aanleveren (brondocumenten), wijze van digitaliseren (juiste resolutie, goed ontsloten, juiste metadata, etc.) en terugplaatsen van documenten in dossiers na digitaliseren te zijn.

Marktverkenning e-depot, voorbereidingen (pr)e-depot t.b.v. duurzame toegankelijkheid.

• Samenstellen projectteam Q1 2025.
• Vaststellen bewaar-, beheer- en preservatiestrategie, Q2 2025.
• Opstellen stappenplan, Q2 - Q3 2025.
• Marktverkenning leveranciers, inventariseren kern- en aanvullende functionaliteiten, Q3 - Q4 2025.
• (voorlopige) afweging e-depot oplossing of bewaren bij de bron, Q4 2025.
• Voorbereiding (pr)e-depot: Informatieanalyse inhoud en structuur van dataset t.b.v. risico’s op gebied van duurzame toegankelijkheid, samenhang en essentiële eigenschappen, Q1 2024 -Q1 2025.
• Analyse metadata mapping met TMLO, opschoonactie/aanvullen metadata (gap-analyse), Q1 2024 – Q1 2025.

Vergelijking maken met voorgaande jaren wat we gerealiseerd hebben en wat er nog moet gebeuren de komende jaren.

€ 0,-.

• De komst van de nieuwe Archiefwet kan aansluiting op e-depot of bewaren bij de bron mogelijk verplicht stellen. Momenteel is data verspreid over DMS/Zaaksysteem/Taak Specifieke Applicaties(TSA)/mailboxen, et cetera. Om overdracht vanuit TSA te realiseren zullen koppelvlakken, API’s nodig zijn.
• In geval van SaaS oplossing zal gemeente Hulst zelf het functioneel beheer op zich moeten nemen.
• Meeste e-depots zijn nog niet (goed) ingericht voor Common Ground.
• Kan het verschil tussen daadwerkelijk aanwezige metadata en wenselijk aanwezige metadata  geautomatiseerd worden aangevuld of moet dit handmatig gebeuren?
• Aansluiting van e-depot vraagt specifieke kennis, voorbereiding en tijd.

Hiervoor bouwen we verder aan een veranderende burgerparticipatie aanpak.

De planning is om het burgerparticipatieplatform wat in 2023 gelanceerd wordt, in 2024 verder uit te bouwen.

Het gebruik en respons van de participatieplatformen voor participatie vanuit gemeentelijk perspectief en sociaal maatschappelijke participatie.

Reeds beschikbaar gesteld aan HVE.

Er wordt geen gebruik van gemaakt.

We zetten in op een interne implementatie waarbij we ervoor zorgen dat iedereen binnen de organisatie op dezelfde manier gaat werken als het gaat over participeren van inwoners bij o.a. projecten.

Lopend proces voor heel het jaar 2024.

Iedereen werk met een eenduidige werkwijze.

N.v.t.

Er ontstaat meer werk doordat participatie een prominentere plaats krijgt binnen een proces.

Vanaf 2024 worden we geconfronteerd met een stijging van het aantal reisdocumenten dat verlengd moet worden. In 2014 is de geldigheidstermijn voor reisdocumenten van inwoners > 18 verhoogd van 5 naar 10 jaar. De komende jaren verlopen deze dus. Voor 2024 betekent dit concreet een stijging met 3.000 stuks naar 3.750 verlengingen. Verlengen kan uitsluitend via een persoonlijke afspraak in de gemeentewinkel. Hiervoor zijn geen digitale alternatieven.

• Aantal open balies en de bezetting afstemmen op de toenemende vraag naar reisdocumenten die vanaf februari verwacht wordt.
• Verleiden naar digitale kanalen voor die producten waarbij dat mogelijk is (onder andere met behulp van E-diensten).
• Aanpassen bezetting receptie om het proces in de gemeentewinkel soepel te laten verlopen (veel aanvragen betekent immers ook veel afhalers die zonder afspraak binnenlopen).

Heel 2024.

Wachttijd voordat men voor een afspraak terecht kan < 5 werkdagen.

Afwezigheid van medewerkers kan leiden tot minder beschikbare tijdslots hetgeen de wachttijd opdrijft.

In 2023 is een begin gemaakt met een visie op dienstverlening. In 2024 wordt deze verder uitgewerkt in onder andere een dienstverleningsconcept, bereikbaarheidsmodel en continue meting klanttevredenheid.

Heel 2024.

Realisatie en implementatie van concept, model en meetmethode.

€ 6.500 (meting klanttevredenheid).