ICT
Informatiebeleidsplan:
Sinds 2012 heeft de gemeente Hulst informatiebeleid hoog op de agenda gezet om haar dienstverlening en bedrijfsvoering aan te laten sluiten op de verdere digitalisering in de samenleving. In 2017 is het informatiebeleid van de gemeente Hulst geactualiseerd en vastgelegd in het Informatiebeleidsplan 2018-2021. De opzet daarvan is ten opzichte van voorgaande jaren enigszins gewijzigd: de gedefinieerde projecten worden niet aan het begin van de planperiode al over de gehele periode gepland, maar er wordt met een uitvoeringsplan gewerkt dat jaarlijks wordt geactualiseerd.
In februari 2018 heeft de gemeenteraad ingestemd uitvoering te geven aan het Informatiebeleidsplan 2018-2021 en het bijbehorende uitvoeringsprogramma voor 2018. In de daaropvolgende jaren zijn gelijksoortige uitvoeringsprogramma's opgesteld. Dit informatiebeleidsplan heeft als focus de verdergaande digitalisering van de dienstverlening en bedrijfsvoering van de gemeente Hulst en sluit aan bij de bestuurlijke ambities. Uiteraard waren landelijke ontwikkelingen en verplichtingen zoals de Digitale Agenda 2020 en de Nieuwe Omgevingswet hierin verwerkt. Ook de doorontwikkeling van het (digitaal) zaakgericht werken had hierin een prominente plaats. Het informatiebeleidsplan 2018-2021 is door een aantal grote en meerjarige projecten ook van toepassing op de jaren 2022 en 2023. Bij het vaststellen van de uitvoeringsplannen over deze beide jaren is dit als zodanig ook vastgelegd.
Thema's informatiebeleidsplan:
De gemeente Hulst heeft er, net als de rijksoverheid, voor gekozen om het informatiebeleidsplan op te bouwen rondom thema’s. Een thema is een cluster van onderwerpen en/of projecten die bij elkaar horen en onderling een nauwe relatie hebben. In het informatiebeleidsplan van de gemeente Hulst zijn de volgende thema’s benoemd:
- Digitale Agenda 2020 (nu: Digitale Agenda Gemeenten 2024);
- Het Nieuwe Werken;
- De Nieuwe Omgevingswet;
- Digitaal (zaakgericht) werken;
- Informatiebeveiliging en privacy;
- Business Intelligence;
- Beheer informatievoorziening;
- ICT-infrastructuur.
Het informatiebeleidsplan beschrijft het beleid ten aanzien van deze thema’s, passend in de totaalvisie en ontwikkeling van de gemeente Hulst. In het uitvoeringsplan wordt per jaar beschreven welke projecten inclusief bijbehorende begroting en planning opgepakt zullen worden. Ook wordt het uitvoeringsplan van het voorgaande jaar geëvalueerd. In 2021 is gemeente Hulst gestart met een aanbestedingstraject voor een nieuwe applicatie ter ondersteuning van het digitaal zaakgericht werken. Dat heeft geleid tot een succesvolle aanbesteding in juli 2022. Daarna is gestart met het implementatietraject, dat zal doorlopen tot eind 2023. De volledige adoptie van deze nieuwe manier van werken zal zelfs nog doorlopen tot begin 2025.
Het uitvoeringsplan 2023 staat volledig in het teken van de implementatie van het digitaal zaakgericht werken. Met de implementatie van het digitaal zaakgericht werken gaat de organisatie op een andere, volledig digitale, manier werken en zorgen we ervoor dat we grip krijgen op informatiehuishouding, de dienstverlening en de bedrijfsvoering. Het invullen van de randvoorwaarden om volledig digitaal te kunnen werken – zoals digitale handtekening, anonimiseren en archiveren – maken hiervan ook onderdeel. Alle werkprocessen worden digitaal afgehandeld en zullen voldoen aan huidige en toekomstige wet- en regelgeving, zoals AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), Wmebv (Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer) Woo (Wet open overheid) en de nieuwe Archiefwet.
Nieuw informatiebeleidsplan 2024-2027:
Inmiddels is de reikwijdte van het huidige informatiebeleidsplan verstreken maar zijn ook de ontwikkelingen op het gebied van ICT en informatievoorziening niet stil blijven staan. Het is dan meer dan wenselijk om een nieuw plan op te stellen. Streven is om in het eerste kwartaal 2024 een nieuw informatiebeleidsplan vast te stellen voor de komende vier jaar. De eerdere thema's zijn nog steeds van relevant, maar binnen deze thema's zal met name ook aandacht worden besteed aan procesgericht/zaakgericht werken, datagedreven werken, informatiebeveiliging en privacy, Microsoft 365 en de moderne werkplek.
Verder zal de implementatie van wettelijke verplichtingen voortvloeiende uit eerdergenoemde wetten ook een plaats krijgen in de nieuwe jaarlijkse uitvoeringsplannen.