Analoog en digitaal informatiebeheer
De komende jaren staan er grote veranderingen op stapel als het gaat om de informatiehuishouding van de gemeente Hulst. De komst van het nieuwe zaaksysteem Djuma zal de verdere invoer van het zaakgericht werken, de digitale dienstverlening en het digitaal samenwerken binnen de organisatie versnellen. Daarnaast hebben we in toenemende mate te maken met nieuwe en veranderende wet- en regelgeving, zoals de reeds ingevoerde Wet elektronische publicatie, de Wet Open Overheid en een nieuwe Archiefwet 2024. Het is daarbij noodzakelijk om de informatiehuishouding van de gemeente Hulst op orde te hebben zodat tijdig kan worden voldaan aan het leveren van juiste, volledige en authentieke informatie die aan alle wettelijke eisen voldoet.
Naast de bewerking en duurzame, materiële verzorging van de analoge archieven zal met behulp van de archiefvrijwilligers verder gewerkt worden aan het digitaal toegankelijk maken van deze archieven. Deze gedigitaliseerde documenten worden uiteindelijk voor belangstellenden via het internet toegankelijk gemaakt. Via het collectiebeheersysteem Atlantis kan deze informatie vervolgens geraadpleegd worden. Toekomstige projecten kunnen door middel van crowdsourcing laagdrempelig worden uitgezet. Zo kan het vrijwilligersbestand verder uitgebreid worden.
De gemeente Hulst blijft inzetten op verdere digitalisering en de uitvoering van digitaal informatiebeheer waarbij de focus ligt op het op orde brengen, houden en beheren van de digitale informatiehuishouding. Dit doen wij door actief vóórin in de informatieketen mee te denken bij het ontwerpen en implementeren van werkprocessen, applicaties en de bijbehorende ICT-middelen (archive by design).
Vanuit digitaal informatiebeheer (DIB) zal verdere invulling worden gegeven aan de invoering van het digitaal zaakgericht (samen)werken en registreren, de digitale postverwerking en recordmanagement, met o.a. een compleet nieuwe inrichting van de werkprocessen voor het nieuwe zaaksysteem Djuma, informatie- en privacy beveiliging en invoering van de digitale handtekening. Tevens wordt uitvoering gegeven aan verdere digitalisering van veel gevraagde documenten zoals bouw- en omgevingsvergunningen, digitale archivering, vervanging van de analoge documenten en daadwerkelijke vernietiging op basis van de vernietigings- en selectielijsten.